用紙量穩(wěn)步減少：無紙化辦公正走向現(xiàn)實

美國辦公室職員每年打印或復(fù)印的資料約為1萬億張，如果將其他紙質(zhì)商業(yè)用品、水電賬單和發(fā)票以及銀行回執(zhí)單等匯總到一起，總數(shù)大約會達到1.6萬億張。如果把這些紙摞起來，大約有1.8萬個珠穆朗瑪峰那么高，幾乎是地球到月球一半的距離。

正因如此，惠普公司上周收購三星電子打印和復(fù)印業(yè)務(wù)才顯得頗有意義。該公司發(fā)言人表示，惠普在大型辦公室復(fù)印機市場的占有率不到5%。而此次收購將把三星的技術(shù)整合到新設(shè)備中，從而為其創(chuàng)造重要的增長機遇。

但事實上，這項業(yè)務(wù)根本就不應(yīng)該存在。至少從40年前開始，我們就設(shè)想過無紙化辦公。1975年發(fā)表在《商業(yè)周刊》上的一篇文章就曾經(jīng)預(yù)計，紙張將在1980年逐步退出歷史舞臺，到1990年幾乎消失。

但實際上，InforTrends分析師約翰·謝恩(John Shane)表示，辦公室使用的復(fù)印紙總數(shù)在2007年達到頂峰，彼時正值金融風(fēng)暴來襲前夜。InforTrends過去25年一直在追蹤打印和文檔制作行業(yè)，并匯總了上文引用的驚人數(shù)據(jù)。

雖然目前仍未進入無紙化辦公時代，但并不意味著今后不會。無論何時，認(rèn)為“這次不一樣”都是頗具風(fēng)險的，但這一次或許真的不一樣。目前的辦公室用紙數(shù)量保持每年1%至2%的穩(wěn)定下滑趨勢，這在歷史上尚屬首次。再加上最近的金融危機引發(fā)的使用量大幅下滑，因此截至2016年，我們辦公室的用紙量已經(jīng)較2007年的高峰期減少了10%。

打印用紙量近年來已呈現(xiàn)下滑趨勢(圖片源自《華爾街日報》)

這一趨勢是許多因素共同作用的結(jié)果，包括電子簽名公司DocuSign等獨角獸的快速發(fā)展，以及平板電腦和移動設(shè)備的高速崛起。更重要的是，這一變化所花費的時間超出所有人的預(yù)期。這一趨勢之所以延遲，是因為企業(yè)開展業(yè)務(wù)時采用的各種模式的復(fù)雜程度遠超所有人的想象。

謝恩表示，紙質(zhì)文件在職場持續(xù)占據(jù)主導(dǎo)——其中60%都是必須打印的文檔——表明商業(yè)流程的變化十分緩慢。中小企業(yè)在擺脫紙張的過程中進度最慢——換言之，他們向辦公流程數(shù)字化方向發(fā)展的速度也最慢。

另外，紙張的確也有很多優(yōu)點。這可能是唯一一種幾乎沒有重量、成本極低，而且在任何光照情況下都可以閱讀的輸入和顯示技術(shù)，甚至完全無需聯(lián)網(wǎng)。紙張成為了輕便和耐用的縮影。

施樂流程自動化主管安迪·瓊斯(Andy Jones)表示，該公司曾經(jīng)聘請了一個人種學(xué)者團隊研究人們?yōu)槭裁匆蛴≠Y料。結(jié)果顯示：“當(dāng)時有很多工作方式和工作態(tài)度都已經(jīng)根深蒂固地融入企業(yè)的流程。”因此成立時間較長、規(guī)模較大的企業(yè)很難做出改變。當(dāng)謝恩向調(diào)查對象詢問他們?yōu)槭裁催€會將40%必要性不強的內(nèi)容打印出來時，最常見的答案是：他們“喜歡紙”。

不過，很多企業(yè)已經(jīng)取得可喜的進展，伊利諾伊州的Barhrns Equipment便是其中之一。在這家叉車和園藝設(shè)備銷售公司工作了27年的塔拉·法尼曼(Tara Funneman)表示，當(dāng)他1987年加盟時，他們只有一臺“很大的”電腦，每個月只使用5到10分鐘。“我們用Lotus 1-2-3打印一份報告，然后關(guān)掉，其他所有事情都要手工完成。”她說。

但如今，Bahrns的所有技術(shù)人員都攜帶著一臺iPad或手機，可以使用Canvas Solutions開發(fā)的軟件。這些設(shè)備和軟件配合起來取代了原先一式三聯(lián)的表格——這種模式往往不完善、不準(zhǔn)確，甚至不合法。將這些內(nèi)容輸入到后臺系統(tǒng)的過程更是一場噩夢。法尼曼表示，3年前切換成Canvas系統(tǒng)后，該公司已經(jīng)取消了一個文員崗位。

文職員工仍會打印文檔，然后在上面標(biāo)記、編輯，并閱讀內(nèi)容，甚至以此為載體展開協(xié)作。但至少從一定程度上看，這種模式已經(jīng)過時。我們之所以距離無紙化辦公越來越近，是因為新的數(shù)字化組織往往不會使用這一載體。

而隨著微軟Office 365和谷歌Docs等云計算協(xié)作工具的普及，我們或許也會從中發(fā)現(xiàn)很多好處。

歷史證明，紙質(zhì)媒介的消亡是逐步推進的。辦公用紙或許保持了每年1%至2%的下滑速度，但這仍然是一個極其龐大的市場。

“我認(rèn)為大約需要花15到20年，要等到伴隨著數(shù)碼照片和智能手機長大的‘千禧一代’擔(dān)任公司的高級管理職位后，才能看到無紙化辦公的轉(zhuǎn)變。”市場研究公司Euromonitor消費電子主管Loo Wee Teck說，“我們‘X一代’是阻礙變革的恐龍。”

來源：新浪科技  作者：書聿